Los 7 secretos para escribir una lista to-do que realmente funciona (1ª parte)

la lista to-do, como organizar el trabajoA la hora de organizar el trabajo, la lista de tareas o lista to-do es una de las primeras herramientas que normalmente usamos.
Hace unos días una amiga me contó que ella suele hacer una lista de tareas cada día y que, aunque intenta seguirla, a menudo no consigue acabarla. Entonces hace otra lista.  Al final, suele acabar frustrada y con muchas listas de tareas pendientes todos los días.

Las ventajas de escribir una lista to-do son innegables. Evita el estrés que conlleva tener que recordar todo lo que tienes por hacer y te aporta la seguridad de saber que no se ha perdido nada importante. Además te permite organizar tus proyectos al fijar unos objetivos definidos en los que trabajar, gestionar el tiempo y, en definitiva, mejorar tu productividad.

Sin embargo, a veces es difícil escribir una lista to-do que sea realmente práctica  y útil, y lo más importante, que sigas usando a lo largo del tiempo.

Después de hacer y de dejar de hacer listas de tareas muchas veces, he descubierto   los secretos para escribir una lista de tareas que realmente funciona:

  1. Hacer una única lista. Si has ido apuntando notas en alguna libreta o post-it o lo tienes en el correo electrónico, colócalo todo en una sola lista.
  2. Hacer la lista diariamente. No sirve de nada escribirla ocasionalmente; no  adquieres el hábito ni consigues liberarte del estrés de tener que recordarlo todo.
  3. Recoger únicamente acciones concretas. Si anotas proyectos generales grandes   y ambiguos, no sabes cómo ni por dónde empezar. En su lugar, especifica las acciones concretas a realizar en ese proyecto.
  4. Incluir sólo fechas límites reales. Apuntar fechas límite ficticias para forzarte a acabar una tarea, no funciona. En el fondo sabes perfectamente que no es necesario finalizar ese trabajo para ese día.
  5. Tenerla a mano. Tiene que ser accesible para poder ser revisada con facilidad. Llévala contigo en un papel, en un Smartphone, en una tablet o en tu ordenador.
  6. Eliminar los ítems de la lista una vez acabados. Es importante ser conscientes     de que avanzamos con nuestras tareas. Ese éxito es el que nos ayuda a seguir.
  7. Revisar la lista al final del día- Si no has logrado acabar todos los temas, analiza porqué. Esto te permite ir mejorando tu lista con el tiempo y rectificar posibles errores.
    En ese momento puedes aprovechar para escribir tu lista to-do del día siguiente.    Al empezar al día sabes en que necesitas enfocarte exactamente. Si lo prefieres, también puedes escribir tu lista to-do a primera hora del día siguiente.

Si aplicas estos secretos conseguirás crear una lista to-do realmente útil. Si tu lista de tareas no es fácil de hacer, automatizable, concreta, real, accesible y no permite ver     tus avances, no funciona.

Mi lista to-do diaria consta de 3 secciones o partes: la lista “Crítica”, la lista “Oportunidad” y la lista “En el horizonte”. Este artículo es la parte introductoria de una serie de 4  artículos sobre la lista de tareas. En los siguientes te contaré los secretos de cada una  de esas 3 secciones de la lista.

¿Sueles hacer una lista de tareas todos los días? ¿Conoces algún otro secreto para escribir una lista to-do que realmente te funciona?

 

19 thoughts on “Los 7 secretos para escribir una lista to-do que realmente funciona (1ª parte)

  1. Rosa, voy a seguir con interés estos artículos sobre la lista to-do.
    Soy una fan de hacer listas. Cada mañana al entrar al despacho escribo lo urgente y necesario del día. Así no me despisto ni me olvido de nada.
    Me gustaría poder hacer listas que incluyeran acciones a más largo plazo que una sola mañana, pero cuando lo hago veo que no soy realista o que no puedo realizarlas todas. Espero que con tus consejos descubra cómo hacerlas mejor y me puedan ser efectivas.

    • Me alegra que seas una gran fan de la lista to-do. Además tienes una lista para los temas urgentes del día (la lista crítica); es una estrategia muy eficaz. ¡Enhorabuena!
      Espero poder ayudarte en los siguientes posts a escribir listas a más largo plazo (lista “Oportunidad” y lista “En el horizonte”) que realmente te sean útiles.

  2. Hay dios mio.. ya era hora de que llegase a este elemento de mi lista… leer como hacer mis listas..
    Esto es un circulo vicioso. ;-)
    Listas de la compra, lista de chequeo del coche, lista de organización de la casa, lista de UIBC, lista de llamadas a familiares.. Las listas y sus contenidos me desbordan y salen por todas partes.
    Tras haber pasado por múltiples listas y modos de listados… creo que el futuro debe encontrarse en la No-Lista.. ¿como llegaremos? No lo sé. Pero ahí esta la clave.

    Quizás lo que no tenga cabida en mi agenda (o sea asignarle horas) y no pueda pasárselo a alguien, deba quedarse en la cuneta.

    Gracias Rosa por hacerme reflexionar sobre esta cruz que llevo a cuestas.

    • Hilario, sinceramente creo que el futuro no esta en la No-Lista, sino en establecer una serie de criterios a la hora de escribir la lista de tareas.
      Si todo lo de la lista es importante, nada acaba siéndolo y entonces la lista to-do deja de ser útil.
      En los proximos posts te contaré cuales son los criterios que uso para escribir mi lista. En realidad son 3 listas (lista Crítica, la lista “Oportunidad” y la lista “En el horizonte” ). Esta estrategia me funciona muy bien. ¡Espero que te animes a probarla y luego compartas tu experiencia!

  3. Rosa, estupendo artículo introductorio! yo también soy fan de las listas. Al final, debo decir que la tecnología no me ha aportado gran cosa, sigo haciéndolas a mano, a pesar de que he usado diferentes herramientas. Tengo dos tipos de lista: una gran lista, que seguramente mezcla tus “en el horizonte” y “oportunidad” e incluso puede mezclar temas personales y profesionales, que voy haciendo en un cuaderno, para que no se me pierda y que reviso semanal o mensualmente. Y luego, cada día, incluso en cualquiera de los papeluchos que uso de papel reciclado me hago la lista de los “ineludibles” del día. Me funciona así, pero seguro podré aprender algo más de tus sugerencias. Ah, y también reviso los logros del día, pues eso me da mucha satisfacción conmigo misma. Gracias!

    • ¡Me alegro mucho de que seas fan de la lista de tareas, Ana! Creo que lo importante es escribir la lista usando la herramienta con la que te sientas más cómoda, y a veces un simple lapiz y papel es la mejor opción. También las he hecho a mano durante mucho tiempo, hasta que encontre una forma muy simple de automatizarla que me funcionó. Se trata de ToodleDo, un programa que puedes descargar gratuitamente y usar tanto en el ordenador como en el smartphone.
      ¡Espero poder aportarte algo con las listas a más largo plazo por si te puede servir y conocer tu experiencia y opiniones al respecto!

  4. Rosa, muy buenas recomendaciones. Coincido plenamente en la lista única, aunque identifico una dificultad de mantenerla cuando la cantidad de tareas es muy grande, especialmente por el tiempo que involucra revisarla entera. Esto le es especialmente complicado a la gente que usa sólo papel, porque administrar 100 tareas se puede convertir en algo demasiado largo de realizar. Ahi puede convenir saltarse a la agenda electrónica.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Tareas – Listas Cortas vs Largas

    • JC, estoy de acuerdo contigo en el hecho de que es difícil administrar una lista de tareas muy larga. Al dividirla en 3 secciones, o 3 listas si lo prefieres, (lista Crítica, lista Oportunidad y lista En el horizonte) es posible mantenerla. Limito el numero de tareas en 2 de esas listas, de forma que se puedan revisar a simple vista. Al contener un numero limitado de tareas, se puede hacer a mano si te gusta usar el papel. Si prefieres automatizarla, existe una herramienta muy útil, en mi opinión, para hacerlo:Toodledo.
      ¡Gracias por tus comentarios! Un saludo

  5. Hola Rosa! Tengo que admitir que me hace falta una buena y larga lista. A menudo tenemos tantas cosas para resolver y sin un lista, acabamos por no hacer nada. Gracias por compartir este articulo!

    Un Saludo
    Thel

    • ¡De nada, Thel! ¡Espero que te sirva para escribir tu lista de forma efectiva!
      Gracias por tus comentarios. Un saludo

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