Las 5 preguntas clave para identificar las tareas importantes

Una de las claves para ser productivo consiste en saber como priorizar tus tareas. Parece evidente que enfocarse en las tareas importantes es una buena estrategia para lograrlo.

¿Te pasas el día apagando incendios? ¿Los problemas te acribillan todo el día cada día? ¿Te has convertido en un@ expert@ administrando crisis?

Si respondes afirmativamente a estas preguntas significa que te centras en los temas urgentes, en los que reclaman atención inmediata en vez de enfocarte en lo realmente importante. El problema es que si no tienes cuidado y no sabes como priorizar pasas gran parte de tu tiempo ocupándote de las tareas urgentes. Al final no tienes tiempo para manejar los temas importantes.

Todos experimentamos crisis que aparecen inesperadamente en el trabajo y que hay que resolver. Sin embargo, si la gran mayoría de tu día está orientado a resolver problemas es fácil acabar agotado y consumido. como priorizar
Es como vivir a merced del oleaje. Llega un problema que te golpea y te deja tendido. Luchas para ponerte en pie y lo único que consigues es colocarte frente a otra crisis que vuelve a golpearte y dejarte tendido de nuevo. Continue reading

¿Tu lista to-do es realmente eficaz?

Si eres como la mayoría quizá sueles empezar el día con una lista to-do o lista de tareas.
Sueles hacer tu lista de la misma manera todos los días e intentas anotar en ella todo lo que tienes que hacer. Después empiezas a tachar las tareas tan deprisa como puedes y notas la satisfacción, el “subidón”, cada vez que completas y eliminas un ítem de tu lista.

Sin embargo, ¿avanzas poco globalmente a pesar la lista to-do eficazde acabar muchas de las tareas de tu lista todos los días?

Si te encuentras en esa situación probablemente eres víctima de tu propia lista to-do. Continue reading

No hagas multitarea hasta que conozcas las consecuencias

¿Realmente la multitarea nos permite hacer más cosas?

A veces pensamos que hacer varias cosas a la vez es la mejor forma de satisfacer las demandas de nuestro trabajo diario.

la mutitareaParece además que está en nuestra naturaleza el hacer varias cosas a la vez.
La mayoría creemos que compaginar actividades es una habilidad y que implica inteligencia. Pensamos ser modelos de productividad y eficiencia por conseguir hacer tanto simultáneamente.

Sin embargo, la multitarea, entendida como la capacidad de hacer más de una tarea simultáneamente, es un mito. Continue reading

¿Cometes el error de no planificar?

¿Con frecuencia fracasan tus proyectos? ¿A menudo no cumples las fechas límite? ¿Suelen aparecer muchos problemas inesperados en tus proyectos? ¿Cuántas veces has atribuido ese fracaso a una pobre planificación?

Una de las principales razones por las que muchos proyectos fallan no planificar, como planificares, sin duda, la pobre planificación. Sin una planificación adecuada es difícil entender realmente lo que te cuesta completar un proyecto con éxito y eso conduce a una preparación inadecuada y a una pobre ejecución.

Sin embargo, no nos engañemos, en muchas ocasiones el error no se debe a una pobre planificación, sino a Continue reading

9 razones para usar mapas mentales

Si te preocupas por como organizar el trabajo para poder gestionar la vida caótica en la que a veces vivimos, existen algunas herramientas que pueden ayudarte.

¿Tienes la cabeza llena de ideas y proyectos que no logras ordenar? ¿Te ayudaría tener una visión global de tus proyectos? ¿Te resulta difícil darte cuenta de todas las acciones necesarias para lograr tu objetivo?como organizar el trabajo, hacer mapas mentales ¿Que podrías lograr en tu trabajo si pudieses ahorrar tiempo?

Si te identificas con las situaciones anteriores, existe una herramienta muy útil que puede allanarte el camino a la hora de organizar tu trabajo: El mapa mental. Continue reading

No caigas en la trampa del exceso de información

¿Eres una persona adicta a la información? ¿Acumulas montones de material que raramente lees? ¿Compras libros que olvidas que tienes? ¿Estás ansios@ si no puedes revisar las noticias con frecuencia?

Me he topado con algunas personas (yo también pasé por “esa etapa”) convencidas de que recopilar información para tenerla a mano cuando la necesitas permite ahorrar tiempo y es una estrategia de productividad.

como mejorar la productividadAunque se dice que la información es poder, en mi opinión la información no tiene un valor inherente en sí misma y sólo es valiosa si la usas.

Esas personas acaparan información por si en un futuro la necesitan o con la esperanza de poder procesarla algún día.
Al hacerlo, caes en una trampa y haces un pobre uso de tu tiempo, energía y dinero.
Al final te sientes culpable y frustrad@ cada vez que piensas en todo lo que  no estás leyendo, escuchando o usando. Incluso a pesar de querer destinar tiempo a digerir esa información, ese momento no llega casi nunca y las pilas de papeles, archivadores o correos van aumentando con el tiempo. 10 años después todo ese “material” se sigue acumulando. Y 20 años más tarde, la situación, por desgracia, no ha mejorado.

¿Cuál será tu calidad de vida dentro de 10 o 20 años si sigues invirtiendo tiempo y energía en acaparar información para cuando tengas tiempo de mirarla? ¿Vale la pena el estrés que te produce saber que no vas a poder revisarla jamás? Continue reading

¿Cuál es el método de organización más adecuado para un autónomo freelance?

Me he propuesto un pequeño reto: Intentar encontrar el método de organización más adecuado para un autónomo freelance.
Se trata sólo de un ejercicio de análisis, dado que en mi opinión, como comentaba en otro post, ni a todos nos sirven todos los métodos de organización ni a todos tiene que servirnos el mismo método.

Ya comenté en otro post que, en general los autónomos freelance, es decir las personas que trabajan ofreciendo sus servicios profesionales, suelen beneficiarse de seguir algún método de organización en su trabajo. Necesitan ser productivos, porque eso impacta directamente en la manera de gestionar su negocio.

método de organizaciónPuesto que en general l@s freelance se ven obligados a encargarse de muchas actividades diferentes: vender, gestionar su empresa, dar soporte a sus clientes, entregar los proyectos a tiempo, presupostar nuevos encargos, buscar nuevos clientes, buscar nuevas formas de generar ingresos, trabajar en proyectos muy largos, etc, todo sin olvidar mantener alta su motivación, necesitan no sólo hacer una buena planificación de sus actividades si no también desempeñarlas de la forma más eficiente posible.

En  este caso, me he decidido por 2 métodos de organización bastante populares y conocidos: Continue reading