¿Cuál es el método de organización más adecuado para un autónomo freelance?

Me he propuesto un pequeño reto: Intentar encontrar el método de organización más adecuado para un autónomo freelance.
Se trata sólo de un ejercicio de análisis, dado que en mi opinión, como comentaba en otro post, ni a todos nos sirven todos los métodos de organización ni a todos tiene que servirnos el mismo método.

Ya comenté en otro post que, en general los autónomos freelance, es decir las personas que trabajan ofreciendo sus servicios profesionales, suelen beneficiarse de seguir algún método de organización en su trabajo. Necesitan ser productivos, porque eso impacta directamente en la manera de gestionar su negocio.

método de organizaciónPuesto que en general l@s freelance se ven obligados a encargarse de muchas actividades diferentes: vender, gestionar su empresa, dar soporte a sus clientes, entregar los proyectos a tiempo, presupostar nuevos encargos, buscar nuevos clientes, buscar nuevas formas de generar ingresos, trabajar en proyectos muy largos, etc, todo sin olvidar mantener alta su motivación, necesitan no sólo hacer una buena planificación de sus actividades si no también desempeñarlas de la forma más eficiente posible.

En  este caso, me he decidido por 2 métodos de organización bastante populares y conocidos:

  1. La técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro más que un método de organización es una técnica de “gestión del tiempo”.
El corazón de esta técnica es un temporizador. Y debe su nombre “Pomodoro” (el nombre italiano de tomate) al hecho de que su inventor, Francisco Cirillo, usaba un temporizador de cocina en forma de tomate para controlar sus sesiones de trabajo.

Esta técnica consiste en trabajar intensamente en una tarea específica durante un periodo de tiempo establecido y después tomarse un descanso. Se establecen periodos de trabajo de 25 min de duración con descansos de 5 min entre ellos, de forma que 2 sesiones caben fácilmente en una hora.

Para empezar, sólo necesitas un temporizador, un papel y un bolígrafo. Al inicio del día, escribes una lista de las tareas que quieres hacer ordenada por prioridades. Durante 25 minutos trabajas enfocado en la primera tarea de la lista hasta que el reloj suene. Al acabar el tiempo pones una x al lado de esa tarea en tu lista y te tomas un descanso de 5 minutos.
Tienes un periodo de descanso más largo de 15-30 minutos después de 4 pomodoros, antes de empezar un ciclo de trabajo.

Este sistema parte de la base de que nuestro cerebro trabaja mejor haciendo sprints que maratones. Consigues hacer más trabajo de calidad si te presionas a trabajar en períodos de tiempo cortos con un final definido, recompensándote luego con un tiempo de descanso.

¿Cuáles son las ventajas de la técnica Pomodoro?

  • Te ayuda a controlar tu tiempo-  Puesto que requiere determinar la cantidad de tiempo necesario para acabar una tarea concreta, te permite ser capaz de estimar el tiempo necesario para hacer tu trabajo.
    Te ayuda a asignar el precio adecuado a cada proyecto, y a determinar si en un momento concreto estás saturad@ o list@ para asumir un proyecto nuevo. También te permite identificar tareas que consumen una parte desproporcionada de tu tiempo, para desarrollar formas más eficientes de hacerlas o decidir qué actividades vale la pena subcontratar.
  • Te enseña a priorizar- Al tener que decidir cuáles son tus tareas prioritarias y ordenarlas, eres capaz de estimar y priorizar proyectos de forma más eficaz.
  • Pone énfasis en  trabajar sin distracciones- Tener que trabajar intensamente durante 25 min en una tarea implica minimizar o evitar cualquier distracción durante ese período para no acabar frustrad@ por no hacer tanto como querías. También te ayuda ser consciente de las distracciones, de cuantas veces a lo largo del día habitualmente te interrumpes a ti mism@.
  • Te ayuda a mejorar la concentración- Disponer de un tiempo limitado para hacer una tarea te ayuda a concentrarte en ella en vez de prestar atención a las distracciones que te rodean.
  • Es en gran medida un entrenamiento mental- Favorece la autodisciplina y te ayuda a adquirir un nuevo hábito o aprender un nuevo comportamiento, si no lo tienes desarrollado: enfocarte en una sola tarea.
  • Te ayuda a mantener la motivación- Al registrar las tareas acabadas, eres consciente de lo lejos que has llegado en un proyecto.
  • Si necesitas sentirte motivad@ a menudo, este sistema es una buena opción. Cuando te sientas tentad@ a revisar tu email o tus mensajes telefónicos, mira primero el reloj: ¡te quedan menos de 25 minutos para el próximo descanso!
  • Puede aplicarse usando herramientas sencillas, que no requieren ningún aprendizaje extra, como papel, lápiz, tu mente y un temporizador.

2. No rompas la cadena

Este método de organización es realmente simple: consiste en crear una cadena de días productivos tachando lo que haces en tu calendario.

La idea es crear un cronograma de actividades y mantenerse en él a toda costa. Cada día programa una actividad que debas hacer y una vez que termines la tarea, marca ese día con una equis en el calendario. Así de simple.

Después de unos días de hacerlo de forma seguida estás formando una cadena que va creciendo cada día. ¿Cuál es el objetivo? Por supuesto,  no romper la cadena, que no te falte ninguna X en el calendario, puesto que debes aplicar el sistema todos los días.

Sólo necesitas un calendario, mensual o anual, pegado en la pared y un marcador rojo grueso. Antes de empezar:

  • Establece tus objetivos – Escoge categorías que incluyan muchos proyectos o tareas, que puedes ir ajustando a tu medida, para tener siempre cosas que hacer
  • Decide “tu mínimo” para cada objetivo- Determina la cantidad mínima de trabajo que quieres realizar cada día para poder poner una x en tu calendario.
  • Establece tus limites y tus reglas- Puesto  que el objetivo es trabajar cada día, tienes que decidir que vas a hacer cuando estés enfermo, de vacaciones, el fin de semana, cuando no merezcas el castigo de una cadena rota.
  • Imprime un calendario diferente para cada objetivo

Este sistema se basa en un principio muy sencillo: No romper la cadena para evitar hacer un esfuerzo extra. Ver crecer la cadena cuando eres constante por semanas te motiva a seguir.

¿Cuáles son las ventajas de “No romper la cadena”?

  • Te ayuda a adquirir hábitos- Adquieres hábitos de forma consistente que te permiten ocuparte de tareas pendientes que no te apetece hacer necesariamente.
  • Es especialmente eficaz para abordar tareas repetitivas que pueden “no acabar nunca” como gestionar tus finanzas, dar soporte a tus clientes, buscar nuevos clientes o nuevas formas de generar ingresos.
  • Es especialmente útil para conseguir objetivos con plazos muy largos como trabajar en proyectos con fechas límite muy lejanas.
  • Permite mucha flexibilidad- Partes de unos requerimientos mínimos, que puedes ir adaptando y cambiando según tus necesidades.
  • Te ayuda a mantener la motivación- Todos los días ves claramente tu progreso, tu cadena en el calendario.
  • Es remarcablemente fácil de usar- No requiere ningún tipo de aprendizaje y sólo necesitas herramientas sencillas, como un calendario y un marcador.

Existen diferentes métodos de organización, que pueden resultar útiles a autónomos freelance, todos con diferentes puntos fuertes y que funcionan para gente distinta.

Utilizar uno u otro depende en gran medida de hábitos y gustos personales.  No sólo eso, también puedes usar sistemas distintos en función de tus necesidades en ese momento. Así, por ejemplo, en algunos momentos puedes necesitar trabajar en sprint (si tienes varios proyectos a la vez) y decidirte por la técnica Pomodoro y en otros tener que correr una maratón (si tienes entre manos un proyecto largo y complicado) y optar por “No romper la cadena”.

¡A ti te toca decidir qué método de organización prefieres y en qué momento! Se trata de productividad personal.

Nos gustaría conocer tus opiniones sobre el método de organización adecuado para autónom@s freelance. ¿Cuáles son tus favoritos? Por favor déjanos tus comentarios.

8 thoughts on “¿Cuál es el método de organización más adecuado para un autónomo freelance?

  1. Gracias Rosa por este post. Soy autónoma, y es realmente complicado el organizarse. Soy mas de la tecnica del pomodoro pero mis intervalos son de 50min, “a lo peor” demasiado largo…Y soy matemática, así que se supone que lo de ser cuadriculada debería poder trasladarlo también a la planificación laboral. Pero… El problema es el entorno. Cuando eres autónomo (vendes servicios) a menos que sean tareas inamovibles, por ejemplo clases, todo tiene categoría de “flexible”. En un momentito puedes resolver este trámite de la casa, en un momentito recoges a los niños del colé, en un momentito nos reunimos en la otra punta de la ciudad, en un momentito… Y la suma de los momentitos son tu jornada laboral!! La fuerza de voluntad y la planificación rigurosa son probablemente condiciones indispensables para un adecuado rendimiento.

    • De nada, Rocío.
      Si te funciona trabajar en intervalos de 50 min, sigue haciéndolo. A veces es necesario trabajar mas de 25 min seguidos para alcanzar la calidad requerida. Yo también trabajo en esos intervalos en según que tareas (Como organizar facilmente tu trabajo cada día: La hora productiva).
      En sentido estricto no usas la tecnica Pomodoro, sino lo que se denominada “time boxing”, que consiste en trabajar en intervalos de tiempo cuya duracion estableces tu misma.
      Lo importante es no sobrepasar las 2 horas seguidas de trabajo sin descansar, porque entonces logras el resultado contrario y tu rendimiento cae en picado.
      Ser flexible es necesario, por supuesto, pero es peligroso ponerlo todo en esa categoria. Al final lo menos importante acaba llenando tu día. No todo tiene la misma prioridad y como dice Goethe “Lo que importa mas no puede estar a merced de lo que importa menos”. En ese sentido, quizá estos 2 posts puedan ayudarte : Las 5 preguntas clave para identificar las tareas importantes y ¿Tu lista to-do es realmente eficaz?
      ¡Lograr ser productiva es una carrera de larga distancia! Si puedo ayudarte, no dudes en plantearme tus preguntas
      ¡Muchas gracias por tu aportacion! Saludos

  2. voy a empezar este proyecto, eh estado buscando porque avía oído de una técnica que tiene estos principios.
    quisiera saber sobre datos técnicos de la forma de como trabaja el cerebro y cual es el tiempo que se puede presionar y seguir siendo productivo….y después de ese tiempo el cerebro ya no trabaja bien ,o yo no es tan efectiva su labor y porque a que se debe esto…

  3. Para ser un exitoso freelance es preciso ser eficiente y organizado, la eficiencia es una habilidad crucial, y esta conlleva disciplina. La clave para el éxito del freelance está en la buena gestión del tiempo.

    Para poder desempeñarse como profesionista freelance se requiere lograr un equilibrio entre el flujo de trabajo y el tiempo libre. Para tener una correcta relación con tus clientes y deslumbrarlos debes mostrarte capaz de cumplir con lo establecido en el tiempo debido.

    Les comparto un artículo con sencillos consejos para lograr mayor eficiencia, trabajando de freelance.

    http://goo.gl/NNSo6B

    • ¡Gracias por tus comentarios, Melissa!
      Sin duda hay que ser eficiente y organizado para tener exito como freelance.
      Añadiria,si me lo permites, que también hay que ser eficaz, es decir, debes lograr los objetivos pactados o esperados y ello pasa por gestionar tu energia adecuadamente.
      Buenos consejos los del artículo!
      Gracias por compartirlos :)

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