¿Te resulta difícil manejar la lista to-do?

la lista to-do, la lista de tareasEs perfectamente posible y eficaz escribir la lista to-do o lista de tareas a mano.
Sin embargo, con el tiempo, esa lista puede llegar a ser muy grande, sobretodo la que incluye las tareas a largo plazo. Si en ese momento dispones de poco tiempo para escribirla o estás cansado de usar lápiz y papel, llegas a un punto crítico.
Si tu lista to-do no es automatizable, a menudo entonces dejas de hacerla porque resulta complicado manejarla.

Si ese es el caso, resulta útil considerar automatizar la lista to-do en vez de abandonarla definitivamente. Hacerlo tiene diversas ventajas:

  • Puedes desplazar fácilmente una tarea de una zona de urgencia a otra de la lista.
    Si usas papel tendrás que borrar y reescribir tareas, cosa difícil cuando tu lista es muy grande.
  • Puedes incorporar y copiar tareas que llegan a través del correo electrónico con más facilidad.
  • Puedes acceder a la lista to-do desde la tablet o el Smartphone.
    Al desplazarte o viajar, puedes acceder  a la lista actualizada y hacer modificaciones o anotaciones en ella.

La manera más sencilla de automatizar la lista en el ordenador es usando algún editor de texto, como Microsoft Word o Macx o alguna hoja de cálculo, como Microsoft Excel. Sirve cualquier software que permita establecer y ver las 3 zonas de urgencia en la lista de tareas.

Incluso si no trabajas mayoritariamente en tu ordenador, muchas veces es útil transferir información desde el mismo a una tarea de la lista, como por ejemplo adjuntar un fichero a una tarea.

También existen software específicos para manejar listas de tareas, como Toodledo o Wunderlist. Aunque estos programas requieren algo de aprendizaje, añaden características adicionales y permiten:

  • Priorizar las tareas fácilmente sin necesidad de copiar y pegar.
  • Marcar las tareas acabadas y clasificarlas para revisarlas más tarde.
  • Sincronizar tus tareas con tu Smartphone.
  • Asignar fechas a las tareas y manejarlas en función de dichas fechas.
    Puedes, por ejemplo, esconder tareas futuras hasta que llegue la fecha de ocuparse de ellas.
    Por ejemplo, también puedes poner alarmas a las fechas límite.
  • Planificar estratégicamente la lista a largo plazo para evitar que ésta se convierta en un cajón de sastre.

Aunque Toodledo tiene versiones de pago con mayores funcionalidades (Pro y Pro Plus) , su versión gratuita dispone de todas las opciones anteriores. Por eso me gusta especialmente. Desde mi punto de vista el pequeño aprendizaje que requiere merece la pena.

Decidir escribir la lista to-do a mano o usando algún programa depende mucho del gusto personal.
Conviene, sin embargo,  tener en cuenta que utilizar un gestor de tareas permite disponer de opciones adicionales.
Esto puede resultar crítico si recibes y acumulas una gran cantidad  de tareas nuevas cada día y quizá la única manera de controlar un gran volumen de ellas, sobre todo si tu lista to-do supera las 100 tareas.

¿Usas algún gestor de tareas concreto? ¿Tienes alguna estrategia para manejar la lista to-do cuando es muy grande?

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