Los 3 secretos para escribir una Lista to-do a medio plazo (3ª parte)

la lista to-do, como organizar el trabajoUna vez conoces los secretos para escribir una lista to-do y te acostumbras a hacerla, lo que con más facilidad consigues es controlar los temas urgentes, es decir, los de la lista crítica.
Ese carácter inminente de las tareas urgentes que hay que hacer hoy es precisamente lo que nos estimula a acabar cuanto antes.
Los mayores problemas, en cambio, suelen aparecer a la hora de gestionar listas a más largo plazo. A menudo movid@s por el entusiasmo de hacer muchas cosas en un futuro próximo tendemos a sobrecargar  esas listas, para después darnos cuenta de que no podemos seguirlas. ¿Cómo evitarlo?

Para organizar mis tareas futuras, escribo 2 listas, la lista Oportunidad y la lista En el horizonte.

La lista Oportunidad
Uso la lista Oportunidad como una lista to-do a medio plazo.

En ella incluyo tareas  que no son urgentes hoy, pero que hago si tengo la “oportunidad”. Se trata de tareas que hay que controlar de cerca ya que pueden convertirse en urgentes en un futuro  próximo.
Son ítems en los que trabajo, después de haber completado la lista crítica, por ejemplo, si estoy inspirada, si tengo la ocasión esa día porque puedo hablar con una persona concreta o si intuyo que pueden ser urgentes en poco tiempo.

¿Cuáles son los secretos para escribir una lista to-do a medio plazo que realmente funciona?

  • Incluir tareas que hay que hacer antes de 10 días –  Son temas que hay que hacer entre mañana y 10 días. Si pueden esperar más de 10 días, no las anoto en esta lista. Al asignar a una tarea una fecha límite de más de 10 días, automáticamente la ansiedad de tener que hacerla desaparece y te relajas.
    A veces no tengo claro el grado de urgencia de un tema concreto y quiero pensarlo un par de días antes de decidir. Si luego decido que puede esperar, lo apunto en la lista a largo plazo, la lista En el horizonte.
  • Anotar como máximo 20 tareas – Al limitar la lista a 20 tareas, la puedo revisar a simple vista para seleccionar la próxima actividad a hacer.
    Si tienes más de 20 ítems en la lista, elige los temas menos prioritarios y apúntalos en la lista En el horizonte.
  • Revisar la lista cada día –Incluye tareas que hay que seguir de cerca, quizá temas que mañana serán urgentes.  Así resulta fácil detectar cualquier fecha límite y evitar pasar por alto algún tema que puede convertirse en crítico.

Una vez controlada la urgencia de la lista critica, sabiendo que no se ha perdido nada urgente, acudo a la lista a medio plazo. Ésta constituye una reserva de la puedo seleccionar la siguiente actividad.
Si alguna tarea tiene una fecha límite, la anoto junto al ítem en cuestión. Cuando llega esa fecha, si no he tenido la oportunidad de hacer esa tarea, la apunto en la lista crítica o urgente.

Si sigues realmente estos criterios lograrás escribir una lista to-do a medio plazo que realmente funciona.

Este artículo es la tercera parte de una serie de 4 artículos sobre la lista to-do o lista de tareas. En el siguiente te contaré los secretos de la lista a largo plazo o lista “En el horizonte”.

¿Cómo gestionas las tareas no urgentes? ¿Tienes una lista to-do a medio plazo? ¿Qué criterios usas para escribirla?

6 thoughts on “Los 3 secretos para escribir una Lista to-do a medio plazo (3ª parte)

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