Cómo escribir una lista to-do que realmente funciona (2ª parte) : La lista crítica

la lista to-do críticaSi te planteas cómo organizar el trabajo, una de las mejores herramientas para hacerlo es escribir una lista to-do.

En la primera parte de este artículo explicaba las ventajas de la lista de tareas y las características que debería cumplir una lista to-do para que realmente funcione.

Durante mucho tiempo me esforcé en escribir listas de tareas, que eran casi infinitas. Apuntaba tantas cosas en ellas que nunca llegaba a cumplirlas y al final siempre acababa abandonando. El problema era que no sabía cómo establecer prioridades en mi lista. Si todo es importante, nada acaba siéndolo.

Me costó encontrar un sistema que me ayudara a priorizar los ítems de la lista to-do. Ahora la prioridad que personalmente uso para escribir mi lista to-do es la urgencia, y no la importancia. ¿Por qué?
Siempre existe alguna manera de considerar una tarea como importante. Por ejemplo: está alineada con alguno de tus objetivos, es divertida, la has pospuesto durante mucho tiempo, te inspira, te hace sentir culpable, te sientes responsable de ella…
Casi cualquier tarea puede considerarse importante desde alguno de estos puntos de vista.
El concepto de urgente, en cambio, es específico y hace a la lista to-do simple y útil. Así no hay confusión. Son las tareas urgentes las que causan estrés, y es lo urgente de lo que debemos ocuparnos primero.

Escribo 3 listas to-do en función de la zona de urgencia:
La lista “Crítica”
La lista “Oportunidad”
La lista “En el horizonte

La Lista to-do Crítica

Los secretos para escribir una lista to-do crítica realmente útil:

  • Incluir sólo tareas urgentes – Nada tiene más sentido de urgencia que el inminente hoy. Anota sólo ítems que necesariamente tienes que hacer hoy, puesto que el no hacerlos tiene consecuencias negativas. ¿Estás dispuest@ a trabajar hasta altas horas de la noche para acabar esa tarea? Si la respuesta no es afirmativa, no lo apuntes en la lista crítica.
  • Incluir como máximo 5 tareas al día – Si apuntas demasiados ítems en la lista, conseguirás hacer muchas cosas, pero muchas de ellas no serán realmente urgentes, y dejarás sin acabar temas críticos.  Muchos días no podrás acabar todas las tareas por lo que no te sentirás bien contigo mism@ y acabarás abandonando.
  • Revisar la lista cada hora – Contiene temas críticos que hay que hacer hoy, y que provocan que tengas que trabajar hasta tarde. Al revisarla con frecuencia no dejas que otras cuestiones te hagan olvidarte de ella, te concentras en las tareas críticas y te mantienes enfocad@.

Si no hay nada que sea realmente urgente, no lo apuntes; deja la lista crítica en blanco.
Si no tienes que hacer esa tarea hoy, apúntala en la lista “Oportunidad”.

El sistema es simple, fácil y realmente efectivo si sigues las reglas para crear tu lista to-do crítica.

Acabar los temas de la lista crítica con rapidez, me permite centrarme en las tareas importantes sin el miedo de tener cosas urgentes rondando por mi cabeza. ¡Es una gran sensación liberarse de ese estrés! Aunque completar todos los temas anotados en la lista cada día no es lo más importante, al centrarme realmente en los ítems críticos, hago un uso óptimo de mi tiempo y evito la frustración de no conseguir acabar.

Este artículo es la segunda parte de una serie de 4 artículos sobre la lista to-do. En los siguientes te contaré los secretos de la lista “Oportunidad” y la lista “En el horizonte”.

¿Tienes una lista crítica o prioritaria? ¿Qué criterios usas para priorizar tus tareas en la lista to-do?

6 thoughts on “Cómo escribir una lista to-do que realmente funciona (2ª parte) : La lista crítica

  1. Gracias Rosa por tu reflexión en este articulo tan bien estructurado. A veces no nos damos cuenta de lo que apuntamos en nuestras listas y si, definitivamente lo urgente es lo que debemos de solucionar para no tener estrés.
    Gracias de nuevo por compartir tus prioridades.

    Un cordial saludo, muy útil

    • ¡Gracias Quim! ¡Espero que el material sea útil a tus clientes y les ayude a ser más productivos!

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