¿Tu lista to-do es realmente eficaz?

Si eres como la mayoría quizá sueles empezar el día con una lista to-do o lista de tareas.
Sueles hacer tu lista de la misma manera todos los días e intentas anotar en ella todo lo que tienes que hacer. Después empiezas a tachar las tareas tan deprisa como puedes y notas la satisfacción, el “subidón”, cada vez que completas y eliminas un ítem de tu lista.

Sin embargo, ¿avanzas poco globalmente a pesar la lista to-do eficazde acabar muchas de las tareas de tu lista todos los días?

Si te encuentras en esa situación probablemente eres víctima de tu propia lista to-do.

¿Por qué?

Estamos de acuerdo en que escribir una lista to-do ofrece ventajas importantes, tanto a la hora de organizarse como para evitar el estrés de tener que recordarlo todo.
Sin embargo, dado que a veces resulta fácil hacer las tareas y tacharlas de la lista, también es fácil sucumbir y acabar atrapado en esa espiral. Puesto que quieres hacer mucho anotas muchas actividades en tu lista, con frecuencia tareas poco relevantes, a fin de experimentar el “subidón” que supone tacharlas de la lista.

Sin embargo, tengo que decirte que hacer muchas cosas no es lo mismo que hacer las cosas adecuadas. Con mucha frecuencia no eres consciente de esa diferencia porque no analizas la naturaleza de las tareas que incluyes en tu lista.

En mi opinión, hay que elegir con sumo cuidado las actividades que anotas en tu lista to-do.

¿Cómo hacerlo?

También sucumbí a pensar que estaba siendo productiva por el hecho de acabar muchas de las actividades de la lista. Lo que me ayudó a cambiar esa situación fue darme cuenta de que en este caso podía usar la ley del 80-20 o ley de Pareto a mi favor.

Dado que el 20% de los efectos causan el 80% de los resultados, el objetivo es descubrir ese 20% de actividades críticas que realmente importan.
La idea es centrar tus esfuerzos del día en esas tareas críticas en vez de hacerlo en las actividades triviales, que por definición representan el 80% de las tareas de tu lista.

Particularmente me ayuda hacer un sencillo ejercicio que ahora te cuento:

  1. Empieza con una página en blanco.
  2. A continuación dibuja una línea en el tercio superior de la página.
  3. Antes de anotar una actividad en tu lista, plantéate esta pregunta: ¿Es una tarea del 20% o del 80%?
  4. Si corresponde a una tarea crítica, anótala en la parte superior y si se trata de una actividad trivial, inclúyela en la parte inferior.

Tomar esa decisión sobre la tarea en concreto y ponerla por escrito te aporta mayor claridad y te permite enfocarte constantemente en las actividades realmente críticas.

A veces puede resultar complicado decidir si una tarea es crítica o trivial.
En general, en mi experiencia, las actividades triviales son normalmente divertidas, rápidas y fáciles de hacer. Las tareas críticas, en cambio, suelen ser más difíciles, largas y complejas.
Digo en general, porque decidir si una actividad es crítica o trivial es completamente subjetivo y es diferente para cada persona. No hay reglas.
Por ejemplo, para un comercial hablar con un determinado cliente puede ser una actividad crítica porque de él obtiene sus mejores comisiones.
Para el dueño de la empresa, en cambio, ese mismo cliente puede formar parte del 80 ya que sus compras representan un porcentaje pequeño del total de sus beneficios.

¿Cuál es el resultado?

No voy a mentirte: al usar este método, probablemente harás menos cosas y no lograrás completar algunas de las tareas de tu lista to-do en un solo día.

Cuando eso ocurra y eches en falta el “subidón” de hacer más y tachar tareas, hazte esta pregunta:
¿Qué te acerca más a tus objetivos, eliminar 2 actividades criticas de tu lista, aunque no puedas acabarlas en un día, o tachar 15 tareas triviales cada día?

Ahora que ya entiendes la importancia de escribir una lista to-do eficaz, la próxima vez que escribas tu lista revísala desde esa perspectiva para asegurarte de que realmente estás trabajando en el 20% crítico.
Si escribes tu lista siguiendo este método durante una semana te darás cuenta de tu propio avance.

¿Sueles escoger con cuidado las tareas de tu lista? ¿Te aseguras de incluir las tareas críticas en tu lista to-do? ¿Tienes algún sistema para hacerlo?

Image: Krissy.Venosdale via photopin cc

4 thoughts on “¿Tu lista to-do es realmente eficaz?

  1. Me interesa esta técnica, pero tengo una duda: a menudo muchas de estas tareas “triviales” (llamadas, e-mails, pequeños trabajitos…) igualmente se tienen que hacer, aunque realmente no sean “importantes” (porque son compromisos adquiridos, por ejemplo). ¿Cómo actuar con estas cosas? Porque al fin y al cabo, si todo se tiene que hacer igualmente…

    • Gracias por tus comentarios, Jordi.
      La cuestión es ¿realmente tiene que hacerse todo? De entrada decide si en realidad tienes que hacer esas tareas “triviales”.
      Si puedes eliminarlas o delegarlas, hazlo sin dudar.
      Si tienes que encargarte de ellas, entonces la sugerencia es que lo hagas en algún “hueco”; un rato de descanso, la hora de comer, cuando tengas que esperar o hacer cola….
      No les dediques tiempo cuando tus capacidades y tu energia estan en su mejor momento del dia. Ese tiempo es para las actividades importantes, las que te acercan a tus objetivos.
      Un saludo

  2. Muy buena exposición de los problemas y muy clarificador… Es una buena manera de darle planfinifarse dando prioridad a lo que realmente tiene importancia, y lo que es menos relevante en ese momento. Una buena manera de establecer prioridades productivas que nos deberían servir para no dejarnos llevar por aquello de “he hecho muchas cosas”, aunque muchas de esas cosas no sean del todo necesarias realizar en ese momento.
    Ahora “solo” falta llevarlo a cabo…
    un saludo

    • Muchas gracias por los comentarios, Mari Paz.
      Es una forma sencilla pero efectiva de analizar tus prioridades durante el dia a dia y una manera de evitar la trampa de hacer muchas cosas.
      Puedes intentarlo hoy mismo. La primera vez es siempre la más difícil!!
      Si te decidesa a probarlo, esperamos que nos cuentes que tal te va.
      Saludos

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