Cómo hacer mucho en poco tiempo: La ley de Pareto

“Existen cuatro maneras de perder el tiempo: no hacer nada, no hacer lo que se debe hacer, hacerlo mal o hacerlo mal a propósito.”  Voltaire

Si piensas en cómo organizar el trabajola ley de pareto, como organizar el trabajo para ser más productivo-a, seguramente no estás para perder el tiempo.  Yo tampoco lo estaba, por lo que mis problemas no radicaban en no hacer nada ni en hacer las cosas mal a propósito. Sin embargo, quizá te pasa lo mismo que me pasaba a mí: no hacía lo que debía o lo hacía mal inconscientemente, por desconocimiento.

Conseguí cambiar esa tendencia improductiva al conocer la  ley del 80-20. Este principio se conoce también como la ley de pareto, en honor a Vifredo Pareto, economista italiano del siglo XIX que observó que el 80% de la tierra en Inglaterra pertenecía al 20% de la población. Este principio no se limita al ámbito económico  y se aplica en diferentes esferas.  Por ejemplo,  el 20% de los clientes, reportan el 80% de los beneficios o el 80 % de los delitos los comenten el 20 % de los delincuentes.

La importancia de aplicar este principio es que permite enfocar las cosas desde un punto de vista diferente. Tenemos la falsa idea de que todas las causas tienen más o menos los mismos efectos, y así, pensamos que el 50% de nuestras acciones produce el 50% de nuestros resultados. Tal como postula la ley de pareto, la realidad no es así y las relaciones son mucho más asombrosas, como 80-20, 95-5, 90-10, etc.

En productividad, la ley de pareto  dice que el 80% del éxito de una persona proviene del 20% de su esfuerzo.

Puedes beneficiarte de hacer el máximo en el mínimo tiempo posible usando la ley de pareto a tu favor. ¿Sabes cómo?

De todas las cosas que hacemos a lo largo de nuestro día, sólo el 20% importan realmente. El truco consiste en descubrir cuál es ese 20%, es decir, cuáles son las actividades críticas que producen el 80% de nuestros resultados.  Aplicar este principio:

1)    Permite trabajar de forma inteligente y hacer menos tareas (eres más productivo)
2)    Ayuda a  priorizar
3)    Ayuda a enfocarse
4)    Permite concentrar el esfuerzo
5)    No hay que hacer más, solo hay que centrarse en hacer las cosas adecuadas (eres más eficaz)
6)    Ayuda a tomar decisiones, como por ejemplo qué llamadas atender o qué mensajes contestar (sólo el 20% de ellos son realmente importantes).

Por ejemplo, si tienes mucho trabajo, divídelo en tareas específicas.  Haz una lista de 10 tareas que tienes que hacer. Encuentra las 2 tareas más importantes (siguiendo la ley de pareto, hacer sólo 2 de esas tareas producirá el 80% de resultados)  y señálalas. Concéntrate en esas 2 tareas y dedícales tu atención,  esfuerzo y tiempo. Al hacerlo, te aseguras la mayoría del resultado que al final obtendrás.

Si eres algo perfeccionista, quizá  te preocupe dejar tantas  tareas por hacer. ¿Qué pasa con ese 80% restante?  Te quedan varias opciones que, desde mi punto de vista, van de mejor a peor:

•    Si puedes olvidarlas, perfecto.
•    Si no puedes o no quieres hacerlo, delégalas.
•    Si no puedes o no quieres hacerlo, dedícales menos tiempo y acábalas con rapidez.

Con un poco de esfuerzo y la aplicación de la ley del 80-20, es posible ahorrar mucha energía física y emocional para concentrarse en lo realmente importante.
Este principio es una gran herramienta, cuya aplicación no tiene límites y que solo requiere la creatividad de cada uno para hacer un uso inteligente de sus ventajas.

El uso de la ley de pareto puede convertirse en una forma de vida. La habilidad para separar lo esencial de lo no esencial mejora con la práctica. Una vez establecida, esta aproximación se convierte en una reacción normal para solucionar problemas.

¿Cómo enfocas tus problemas en la organización del trabajo? ¿Sueles aplicar la ley de pareto en tu día a día? ¿Intentas hacerlo todo tu mismo-a?

(photo credit: stargardener via photopin cc)

7 thoughts on “Cómo hacer mucho en poco tiempo: La ley de Pareto

  1. Me ha gustado mucho la manera en que nos explicas cómo podemos aplicar en nuestras tareas diarias la Ley de Pareto.
    Yo suelo hacerme listas de las tareas a realizar en el día, pero me cuesta mucho decidir cuáles pueden ser las dos más importantes, o más productivas.
    ¿Qué criterios me aconsejas seguir para encontrar este 20% más productivo?
    Espero tu respuesta. Gracias

    • Inma, ante tu lista de tareas hazte estas preguntas: Esta tarea, ¿me ayuda a conseguir mis objetivos? ¿Quizá la postergaría, pero no lo hago porque sé que es esencial? ¿La delegaría, porque sé que no es realmente importante? ¿Es lo que se me da bien hacer?
      Si tu respuesta es afirmativa para esa tarea concreta, estás delante de ese 20% esencial.
      ¡Espero que plantearte estas cuestiones con las tareas de tu lista te ayude a identificar tu 20%!

  2. Es increíble la cantidad de cosas en las que puedes aplicar esta fantástica ley.
    ¿Cuantas veces nos quedamos con la parte 80 que abulta tanto y nos olvidamos del 20 que parece mucho menos?
    Al final nos olvidamos de lo importante y nos centramos en lo urgente (casi todo es urgente en nuestros días)
    Mi mentor Paco Yuste siempre me recordaba: “¿Como recordaras esto dentro de 3 meses, 1 año o 5 años, si no lo haces?”
    Si no lo recuerdas seguro que está en el 80 % a olvidar.

  3. Como bien dices, Hilario solemos centrarnos en lo urgente en vez de lo importante y así ¡lo importante se acaba conviertiendo en urgente! La ley de pareto nos recuerda que hay que centrarse en lo esencial, en lo importante, aunque abulte menos.¡Una buena estrategia la de tu mentor, para ayudarnos a identificar ese 20%!

  4. Pingback: ¿Tu lista to-do es realmente eficaz?Como Organizar El Trabajo

Deja tus comentarios