La organización del trabajo: Un método sencillo

La organización del trabajoEste es un magnífico ejemplo del poder que tiene la planificación en la organización del trabajo.
¡Un método sencillo al alcance de todos es capaz de producir resultados espectaculares!
Es una historia real que nos explica una idea que, en su momento, valió 25.000 dólares…

Un día  Ivy Lee, un consultor,  llamó a Schwab, de la Bethlehem Steel Company y le  describió brevemente los servicios de su empresa. Al finalizar, acabó diciendo: “Con nuestro servicio, usted sabrá dirigir mejor”.
Schwab indignado dijo: “Ahora no dirijo bien a pesar de saber cómo hacerlo. Lo que necesitamos no es saber más, sino hacer más. Si usted nos puede aportar algo que  nos motive a hacer lo que sabemos que debemos hacer, con mucho gusto le escucharé y le pagaré lo que me pida”.

“Está bien”, dijo Lee. “En veinte minutos le puedo dar algo que va a intensificar su    acción por lo menos en un 50 por ciento”.

“¡Muy bien!”, dijo Schwab. “Ahora dispongo de ese tiempo antes de irme para coger un tren. ¿Cuál es su idea?”

Lee sacó una pequeña hoja de notas de su bolsillo, se la entregó a Schwab y dijo: “Escriba en esta hoja las cinco tareas más importantes que tiene usted que hacer mañana”.

Esto le llevó unos tres minutos. Ahora, dijo Lee, asígneles un número según su orden de importancia. Pasaron 5 minutos más. Ahora, dijo Lee, guarde esta hoja en su bolsillo y mañana a primera hora de la mañana mire la primera tarea y empiece a trabajar en ella. Saque su hoja del bolsillo cada 15 minutos y mire una tarea hasta que esté terminada.     A continuación, haga lo mismo con la tarea dos y con la tres. Haga esto hasta acabar el día. No se preocupe si solo acaba dos o tres tareas, o incluso si solo acaba una. Habrá trabajado en las más importantes. Las demás pueden esperar. Si usted no puede finalizarlas todas siguiendo este método, tampoco podrá hacerlo con ningún otro método. Sin un sistema usted probablemente incluso no habría decidido cuáles eran las más importantes.

Invierta los últimos cinco minutos de cada día de trabajo haciendo una lista de tareas que “debe” hacer al día siguiente. Cuando esté convencido del valor de este sistema   haga que sus hombres también lo intenten. Pruébelo todo el tiempo que desee y después mándeme un cheque por el importe que crea que vale.

La entrevista duró unos veinticinco minutos. En dos semanas Schwab envió a Lee un cheque de 25.000 dólares (unos mil dólares por minuto).
Añadió una nota diciendo que fue la lección más rentable desde el punto de vista monetario que nunca había aprendido.
¿Funcionó? En cinco años la desconocida empresa Bethlehem Steel se convirtió en el mayor productor independiente de acero del mundo. Schwab hizo una fortuna de cien millones de dólares, y fue el productor de acero vivo más conocido en ese momento.

Es un sistema sencillo que solo requiere centrarse cada día en como máximo 5 tareas, las que sean más importantes ¿Qué opinas de este sistema como herramienta en la organización del trabajo? ¿Sueles usarlo?

5 thoughts on “La organización del trabajo: Un método sencillo

  1. Gracias Rosa por aportar la historia de Schwab.
    Organizarse es una de las asignaturas pendientes en las escuelas y universidades. Te dicen todas las cosas que puedes hacer pero nadie te enseña como abordarlas en el mundo real, donde las cosas se solapan y los tiempos se acortan.
    Recuerdo la primera vez que le mi jefe me encargó varias cosas a la vez y intenté escabullir la responsabilidad de decidir pregutándole “¿Y como quieres que las haga?”
    Su respuesta me dejó helado y en mi sitio “Muy sencillo… Una primero y la otra después?”
    Los ingenieros sabemos organizar los proyectos mientras tenemos margen de operación y podemos seguir los procedimientos. Pero muchas veces no es suficiente con las normas y procedimientos y solo el Ingenio más “libre” puede sacarnos del atolladero.
    Un abrazo.

  2. Está claro que el escribir las tareas a realizar es fundamental para saber qué es lo más importante y por dónde empezar.
    A veces, lo que me suele ocurrir es que hago una lista, intento seguirla. Cuando veo que no puedo, hago otra lista. Y al final, me parece que sólo hago listas.
    ¿es posible que el problema sea que no sé dónde voy o lo que persigo?

    • Inma, no solo se trata de hacer listas. A veces nuestras listas de cosas por hacer son casi infinitas y por tanto, difíciles de cumplir. Lo más importante es establecer prioridades en la lista y decidir cuales son las tareas realmente importantes. A veces no es fácil; al querer hacer tanto se puede perder el foco y acabar pensando que todo es importante. Si al final no acabas tu lista de tareas cruciales, sigue con ellas al día siguiente. ¡Te sentirás satisfecha por haberte enfocado en lo realmente importante! Requiere algo de práctica.¡No te desanimes!

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