Las 5 preguntas clave para identificar las tareas importantes

Una de las claves para ser productivo consiste en saber como priorizar tus tareas. Parece evidente que enfocarse en las tareas importantes es una buena estrategia para lograrlo.

¿Te pasas el día apagando incendios? ¿Los problemas te acribillan todo el día cada día? ¿Te has convertido en un@ expert@ administrando crisis?

Si respondes afirmativamente a estas preguntas significa que te centras en los temas urgentes, en los que reclaman atención inmediata en vez de enfocarte en lo realmente importante. El problema es que si no tienes cuidado y no sabes como priorizar pasas gran parte de tu tiempo ocupándote de las tareas urgentes. Al final no tienes tiempo para manejar los temas importantes.

Todos experimentamos crisis que aparecen inesperadamente en el trabajo y que hay que resolver. Sin embargo, si la gran mayoría de tu día está orientado a resolver problemas es fácil acabar agotado y consumido. como priorizar
Es como vivir a merced del oleaje. Llega un problema que te golpea y te deja tendido. Luchas para ponerte en pie y lo único que consigues es colocarte frente a otra crisis que vuelve a golpearte y dejarte tendido de nuevo.

Normalmente resulta fácil identificar las tareas urgentes puesto que los problemas son llamativos y escandalosos y captan tu atención. Por eso no voy a hablar de las tareas urgentes.

Lo importante, en cambio, es harina de otro costal. A veces puede ser difícil identificar cuáles son las tareas en las que centrarte para alcanzar el máximo rendimiento. En ocasiones la causa es no saber determinar la importancia de una tarea.

En mi opinión la importancia de una tarea se define en función de los beneficios y las consecuencias. Me explico: de los beneficios que logras haciéndola y de las consecuencias negativas que tiene no hacerla.

Cuanto mayores son los beneficios más importante es el tema en cuestión.

Cuanto peores son las consecuencias de no ocuparse de una actividad mayor importancia tiene.

Si no sabes como priorizar tus tareas, hay 5 preguntas clave que te ayudan a identificar las tareas importantes:

1. ¿Cuáles son los beneficios?

Se trata de identificar algunos de los beneficios que consigues por acabar esa tarea.
Por ejemplo, hacer una presentación puede ser importante si te ayuda a lograr nuevos clientes (beneficio)

2. ¿Qué ocurrirá si no te ocupas de esa tarea?

Pregúntate a ti mismo cuales son las consecuencias de posponer o ignorar esa tarea. Si ignorar ese tema no conlleva ninguna consecuencia, puede que no sea importante.
Por ejemplo, hacer una presentación puede ser importante si puede evitar que tu jefe te despida (consecuencia)

3. ¿Cuál es el beneficio que obtienes por acabar la tarea?

Normalmente una tarea importante tiene un buen rendimiento de la inversión en tiempo y esfuerzo para llevarla a cabo.
Por ejemplo, hacer una presentación de tu nuevo producto puede ser importante si aumenta significativamente tus ingresos (la inversión en la preparación vale la pena)

4. ¿Qué estás intentando conseguir?

¿Cómo encaja esa tarea en tus proyectos, objetivos y metas actuales?
Por ejemplo, si estás preparando una presentación fácilmente puedes centrarte en cuestiones poco importantes. Te enfocas en modificar el formato o en añadir efectos en vez de trabajar en el contenido.
Ese trabajo parece importante porque está conectado con tu proyecto que es la presentación. Sin embargo, cuando lo miras más de cerca te das cuenta de que quizá estás perdiendo el tiempo en detalles no relevantes.

Plantearte esta pregunta te ayuda a enfocar tus esfuerzos en tus auténticos objetivos y huir de cuestiones triviales.

Esta cuestión también puede ayudarte a detectar y eliminar tareas inútiles que no contribuyen a tus objetivos.

Cuanto más alineada está la tarea con tus objetivos a corto plazo más importante es.

5. ¿Puedes conectarla con tu misión o metas?

Las tareas importantes suelen contribuir de alguna forma a ayudarte a alcanzar tus objetivos a largo plazo.
El propósito de esta pregunta es enfocar tu pensamiento en tus auténticos objetivos y metas; las razones reales por las que estas trabajando en tus proyectos y tareas.

Para poder responder esta cuestión necesitas tener antes definidos tus objetivos y haber decidido qué acciones necesitas para conseguirlos.

Por ejemplo, hacer una presentación para conseguir nuevos clientes puede ser importante si tu meta es aumentar tus fuentes de ingreso o expandir tu negocio.

Cuanto más conectada está la tarea con tus metas a largo plazo mayor importancia tiene.

Si te interesa saber como priorizar tus tareas, plantearte esas 5 preguntas clave cada vez que te enfrentas a una nueva tarea puede ayudarte a decidir si es importante o no.
El siguiente paso consiste en elegir conscientemente trabajar más tiempo en las tareas y proyectos importantes.

¿Tienes dudas sobre como priorizar tus tareas porque te resulta difícil identificar las actividades importantes? ¿Cómo lo haces para reconocerlas? Por favor, deja tus comentarios.

 

17 thoughts on “Las 5 preguntas clave para identificar las tareas importantes

  1. Me gustado mucho este post, sobre todo la descripción sobre cómo identificar que algo es importante. El contexto inicial también es muy bueno. Hay mucho bombero apagando llamas pero sin saber dónde está el núcleo del fuego. Gracias por compartirlo

    • ¡De nada Rafael!
      Como dices, a veces te enfocas tanto en lo urgente (el fuego) que olvidas ocuparte de lo importante (el origen de ese fuego).
      Muchas gracias por tus comentarios!

  2. Muchas gracias por el post, me encanta tu blog realmente me esta ayudado a aprender a trabajar y a descansar. Puede ser un poco extaño, pero me gustaria mucho leer una opinión tuya sobre la culpa con la que se aborda el trabajo a veces. Ese pensamiento “debería estar trabajando, debería estar trabajando” es terrible.
    Saludos desde Chile!

    Daniela

    • ¡Muchas gracias Daniela por tus comentarios!
      Si quieres leer los posts que se vayan publicando no dudes en subscribirte al blog!
      Si por la culpa con que sea aborda el trabajo, te refieres a sentirte culpable por hacer descansos durante tu jornada de trabajo, te sugiero que leas el post Como ser mas productivo facilmente para entender que ese descanso en realidad te hace mas productiva.
      Si no te refieres a ese tema, no dudes en decirmelo para intentar ayudarte.
      Un saludo

  3. Pingback: Como Organizar El Trabajo | Talleres Royo

  4. Pingback: ¿Trabajas o descansas? | Como Organizar El TrabajoComo Organizar El Trabajo

  5. Me parecen geniales las preguntas pero habría que enlazar esas cinco con otra no menos importante. Con los tiempos que corren, creo que es necesario valorar la agilidad del cliente de urgencias y el cliente de trabajos más estabilizados, con el pago de las Facturas. A veces atender cosas urgentes soluciona problemas de liquidez, ya que a día de hoy, tanto a empresas como a clientes finales les cuesta abonar las facturas. La atención a una urgencia, acompañada de la consiguiente factura y el condicionado previo de pago al contado, os aseguro que nos ayuda a los pequeños empresarios a conseguir esa liquidez que tanta falta hace a final de mes para atender nóminas y tributos. Por eso veo necesario, un nuevo análisis , pero no de cinco, sino de seis preguntas.

    • ¡Muchas gracias por tus comentarios, Gerardo!
      Totalmente de acuerdo en que hay que atender tareas urgentes en el día a día.
      La situación que planteas, por otro lado ¿no sería un ejemplo de tema urgente a la vez que importante?
      Al atender a tus clientes de urgencias consigues liquidez (beneficio), evitas consecuencias negativas (no poder atender nominas y tributos) y te ayuda a alcanzar tu meta (sacar adelante y hacer crecer tu negocio).
      La reflexion del post se refiere a evitar ocupar todo tu tiempo con tareas que son urgentes, pero muchas veces no son importantes.
      Si el tema además de urgente es importante, en mi opinión merece toda tu atención.
      Saludos

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