Cómo organizar el trabajo: Hacer más cosas sin hacer nada

como organizar el trabajo“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.  Cyril N Parkinson

Si te interesa cómo organizar el trabajo para ser más productivo, seguramente no quieres que tus tareas se alarguen indefinidamente.

¿Cuantas veces has notado que si tienes una semana para hacer un trabajo acabas usando todo ese tiempo para acabarlo? ¿Has notado que, por el contrario, si dispones de unas horas también consigues finalizar a tiempo? ¿Crees que el resultado final es diferente en ambas situaciones?

Lo curioso es que dando más tiempo a una tarea no se consigue más calidad en el resultado.  Por el contrario, a menudo, el producto final confeccionado en el menor tiempo posible será con casi total seguridad de igual o mayor calidad.
Esto sucede como consecuencia de la llamada ley de parkinson, según la cual una tarea
crecerá en importancia y complejidad (percibidas) en relación al tiempo asignado para realizarla. O, dicho de otra manera, si no se establece un límite de tiempo una tarea puede durar para siempre.

¿Por qué?

La diferencia radica en la magia del fin inminente del plazo.
Al limitar el tiempo, si realmente quieres hacer esa tarea y estás motivado-a, no tienes más remedio que centrarte en lo realmente esencial.  Al estar enfocado-a, tu concentración es mayor y restringes las interrupciones innecesarias

Cómo organizar el trabajo dándole la vuelta a la ley de Parkinson

Puesto que es cierto que cuanto más tiempo tenemos más gastamos, lo contrario también resulta cierto,  de forma que al disponer de menos tiempo priorizamos mas y trabajamos más eficazmente.

¿Quieres evitar que tu trabajo se expanda indefinidamente? Te cuento mi estrategia para lograrlo y cómo organizar el trabajo:

1)    Dividir el proyecto en partes y establecer plazos para ellas
2)    Definir de forma precisa la salida de cada tarea
3)    Poner límites precisos a las tareas
4)    Retarse a si mismo
5)    Crear incentivos por acabar antes una tarea
6)    Tener claro cuál es la siguiente tarea

Cuando no se trata de una tarea sencilla, sino de un gran proyecto, divídelo en tareas intermedias más pequeñas y asígnales un límite de tiempo.  A veces resulta difícil decidir cuál es el tiempo necesario para acabar una tarea. Lo que yo suelo hacer es asignarle aproximadamente el 85% del tiempo que creo que voy a emplear de entrada.

Pon un límite de tiempo a la tarea  que vas a hacer. Te verás obligado-a a dar lo mejor de ti mismo-a y al final el resultado será el mejor posible. Trabajar más tiempo en una tarea, después de pasar el punto crítico, no repercute en un mejor resultado.

Si divides un trabajo en tareas intermedias, antes de empezar, define exactamente en qué consiste cada tarea. Determina en qué punto preciso la consideras finalizada y cuál es concretamente la siguiente tarea a llevar a cabo.

Haz de tu trabajo algo divertido: establece retos, intenta superarte y acortar los límites y sobretodo ¡no olvides premiarte por finalizar antes del tiempo establecido!

Con la práctica, con este ejercicio aumenta tu nivel de concentración y, en consecuencia, eres más rápido-a en su ejecución.

Por favor deja tus comentarios y cuenta tus experiencias. ¡Me interesa tu opinión al respecto!
¿Sueles establecer plazos concretos de tiempo para tus proyectos? ¿Acortas el tiempo de trabajo para limitar tus tareas a las importantes? ¿Cuáles son tus estrategias para organizar el trabajo?

Image: photostock / FreeDigitalPhotos.net

4 thoughts on “Cómo organizar el trabajo: Hacer más cosas sin hacer nada

  1. Hola Rosa,

    Sería muy interesante poder ver un ejemplo más o menos concreto de cómo aplicas la “estrategia para evitar que se expanda el trabajo”. Cuando hablas de definir de forma precisa la “salida de cada tarea”, ¿hablas de fechas concretas de terminar una tarea? “Límites precisos a las tareas”, ¿es lo mismo, límites de fecha del calendario o de horas o ambas?

    • ¡Hola Juan!
      Aunque acabo estableciendo un límite de tiempo a cada tarea concreta, al referirme a definir de forma precisa la salida de la tarea y a poner límites precisos, quiero decir que hay tener muy claro con que acción empieza y con qué acción acaba esa tarea.
      Por ejemplo, la tarea “escribir un post” empieza al comenzar a teclear el texto en el ordenador y acaba al dejar de teclear. Antes de escribir decido el contenido del texto, dibujo un mapa mental, etc y después de escribrir falta publicar el post, añadir la foto, comprobar que se lea bien en el blog, etc. Esas son otras tareas diferentes.
      Si no se define de forma clara con qué acción empieza y acaba cada tarea, es muy difícil asignarle un límite preciso de tiempo. No se ve “la luz al final del túnel” y esa tarea se acaba expandiendo en el tiempo.
      Un saludo

  2. Genial, me gusta la idea. Justamente hoy me preguntaba además cómo hacer para asignar un tiempo a ciertas tareas, pues no sé cuánto puedo puedo invertir en ciertas tareas y ahora pruebo un poco lo que propones. Un abrazo, gracias!

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